Como dejar un mensaje

Como dejar un mensaje:

1.     Frecuentemente cuando llamamos a un profesional de alto nivel, él o ella no estará disponible. Frecuentemente un asistente nos dice: “¿Por favor desea darme su mensaje o desea que lo remita a su correo de voz?”

        Primero, diga - todas las veces - que usted desea ser transferido al correo de voz. ¿Por qué? De esta manera usted incrementa la posibilidad de que su mensaje sea recibido, y no será descartado accidentalmente como si fuera un pedazo de papel inservible.

2.     Segundo, cuando usted haya sido referido a esta persona, comience su llamada con el nombre de quien lo ha referido y no el suyo. Ese mensaje llamará mucho más la atención del receptor que solamente si se presentara usted mismo. A este punto a la conversación usted no tendría credibilidad para el receptor, por eso es importante que usted “tome prestada” la credibilidad que Trump ha establecido “y que le ha prestado” cuando estuvo de acuerdo en referirlo.

3.     Tercero, suministre su número telefónico despacio y claramente - al inicio y al final de su mensaje - de tal manera que si hay quien escucha no tiene oportunidad de anotarlo la primera vez, él o ella tendrá otra oportunidad de hacerlo sin necesidad de repetir todo el mensaje.

4.     Cuarto, asegúrese que su mensaje sea conciso. ¿No se impacienta usted con un mensaje de correo de voz en donde el emisor sostiene un monólogo por más de un minuto? Desde luego, por ello permanezca siempre dentro del rango de los 30 segundos. Si usted habla demasiado de su correo de voz, puede que desanime al receptor para devolver su llamada, pues pensará que ésta puede demorar mucho.

5.     Quinto, ofrezca un incentivo para motivar a que el receptor le llame: “Mi sistema de evaluación de los candidatos de trabajo le ayudará a obtener al mejor candidato para un cargo rápidamente y le evitará un gasto de tiempo innecesario debido a una búsqueda prolongada.”

6.     Sexto, elimine aquellos sonidos que pueden distraer a su receptor - tales como música, decirle hola un colega que está entrando a su oficina o abrir y cerrar un cajón de su escritorio.

7.     Séptimo, no se preocupe si usted comete algún error vocal en alguna palabra o frase. Usted no es un locutor y ésta no es una audición. Considere su mensaje de voz como una conversación amistosa e informal de una sola vía y recuerde que las conversaciones permiten algunas imperfecciones. Imagínese al individuo que recibirá el mensaje como si él o ella le estuviera escuchando con atención.

Tres errores a evitar:  

1) No dejar mensaje: "Volveré a llamar", o cortar a un contestador automático. ¡Dejar el

Mensaje!

2) Mensaje demasiado corto: El otro no sabrá para que lo llamo ni que debe hacer.

3) Mensaje demasiado largo: lo esencial debe expresarse en pocas palabras.